メールの文体

電子メールが登場する以前の時代は、仕事の中で文章を書くのは、レポートや報告書、時には退職願など（笑）で、どれも堅苦しい文体のものばかりだったと記憶しています。平成になって10年ほどしたら、名刺に電子メールのアドレスが記載されて、仕事の中のいろいろな連絡事が電子メールを使うようになっていきます。今では電子メールをはじめ、チャットシステムも合わせて使っていると思います。LINEを使っている企業もあるかもしれませんね。

そのようなシステムを使って仕事上のやり取りをする際、文体はどうしていますか？もしくは、文体に気を使っていますか？こんなことはこれまでありませんでしたか？自分宛のメールの文面を読むと、相手は自分に対して不快感を持っているような印象を受けた。もしくは、クレームのような感じを受けたなど。しかし、その後メール送信者に対面で話を聞くと、本人は全く不快感などはなく、普通に連絡しただけだったというではないですか。

これは、メールなどでやってきた文章の文体に問題があったのだと思います。会話であれば、相手がどのような受け止め方をするのかを鑑みて、言い方とか言い回しに気を使うと思います。しかし、文章での伝達の場合には、どのように表現すると相手に自分の気持ちが伝わるかを、あまり考えずに送信する人も少なからずいるようなのです。その結果、相手の感情を把握し損ねることが出てきます。

「行間を読む」という言葉がありますが、電子メールで連絡する際には、会話の時と同様に感情の伝え方に神経を使うことで、想定外のコミュニケーションエラーが発生しないので、気をつけたいところです。